Competenties en diversiteit
Goed toezicht biedt bestuurders maatschappelijke countervailing power. Het helpt bestuurders te reflecteren op hun koers, afwegingen, patronen en vooronderstellingen, eigen drijfveren en intrinsieke motivatie. Goed toezicht helpt de bestuurder de juiste keuzes te maken en de juiste beslissingen te nemen.
Hoe complexer de organisatie of de omgeving van de organisatie is, hoe meer het toezicht behoefte heeft aan elkaar aanvullende competenties. Daarnaast is een grotere diversiteit aan achtergronden een belangrijke succesfactor voor goed toezicht.
Gezamenlijke toezichtmissie
Als het onderling samenspel van de toezichthouders duidelijk is en de rolverdeling met de bestuurder actief aandacht heeft gekregen, helpt het als uw toezichthoudende verantwoordelijkheid gevat wordt in een gezamenlijke missie. Een gezamenlijk doorleefde en goed overdachte toezichtmissie vormt de kapstok voor uw opdracht, uw bijdrage en uw verantwoordingsdomein, maar bakent ze ook af.
Een goed omschreven missie helpt u bij uw functioneren, zeker ten tijde van calamiteiten. Het biedt u ook een mantra dat u gebruikt bij de evaluaties van uw functioneren.
Individuele motivatie
Toptoezicht vereist verschillende spelers met complementaire profielen en verschillende achtergronden die in staat zijn vanuit een constructief kritische helicopterview te reflecteren op de thema’s van de organisatie. Maar het is voor toezichthoudende teams niet anders dan bij sport; voor ieder team is het belangrijk dat de ‘spelers’ intrinsiek gemotiveerd zijn. Inzicht in de persoonlijke drijfveren van iedere toezichthouder geeft begrip voor én belang aan zijn of haar vragen; het biedt een stevig podium voor zijn of haar inbreng.
Informatievoorziening
Een toezichthouder is graag breed geïnformeerd en op de hoogte van relevante feiten.
Hoe richt een raad haar informatievoorziening in, los van de informatie die zij via haar bestuurder krijgt voorgelegd. Welke rol spelen de toezichthouders hier zelf bij en hoe hebben zij de taken verdeeld?
De manier waarop de informatievoorziening is ingericht, wordt bewust overdacht door het toezichtteams en afspraken worden goed vastgelegd.
Inzicht stakeholders
Als de context en het speelveld van een organisatie verandert, verandert de groep van belanghebbenden. Wie zijn uw huidige stakeholders, welke vragen en welke belangen hebben zij en ziet u daar als toezichthouder op toe? Rekent u dit deelbelang tot uw takenpakket, en zo ja, hoe legt u daar verantwoording over af?
Inzage in de stakeholders is iets wat u regelmatig opnieuw en bewust in kaart brengt. Dit is een verantwoordelijkheid van toezichthouder en bestuurders gezamenlijk. Inzicht hebben in de stakeholders van een organisatie helpt de toezichthouder de juiste vragen te stellen.
Onderling samenspel
Gemotiveerde toezichthouders, met aanvullende competenties en diverse achtergronden, moeten als team samenwerken om de aanwezige kwaliteiten optimaal in te kunnen zetten. Dat gaat niet vanzelf, maar vraagt aandacht voor elkaars sterke en minder sterke punten. Daarom reflecteren wij expliciet op uw onderling samenspel. Vanuit de persoonlijke, emotionele en sociale vaardigheden van alle individuele leden komen wij met u tot een next level van teamwork.
Rolverdeling met bestuurder
Het samenspel tussen de bestuurders, als eerst verantwoordelijke uitvoerders van het beleid, en het interne toezicht is van cruciaal belang. Een deel van de verantwoordelijkheid immers, delen de bestuurder met hun toezichthouders. Bovendien ligt het primaat van het toezicht op een instelling bij de interne toezichthouder. Anders dan het thematische toezicht van externe toezichthouders, past het interne toezicht zich aan op de dynamiek in een organisatie. In rustig vaarwater heeft de toezichthouder een andere operationele betrokkenheid dan in geval van calamiteiten. Een toezichthoudend team evalueert de rolverdeling met de bestuurder, bewust en regelmatig, in eigen verband en met de bestuurder.
Verbinding met de organisatie
Verbinding met de organisatie, met de formele organen of met externe stakeholders, volgt uit de zichtbaarheid van u als toezichthouder. Wat daarbij essentieel is, is deze betrokkenen van u gehoord hebben hoe u uw rol wenst in te vullen en wat zij van u mogen verwachten.
Maakt u dat waar en verantwoordt u zich daar over, dan bent u een toezichthouder die in verbinding staat met de organisatie en haar belanghebbenden.
Zichtbaarheid
Een gerichte dialoog met interne, formele organen en externe stakeholders verhoogt uw zichtbaarheid als toezichthouder. Wat is nodig, wat niet? En als u iets nodig acht, hoe richt u die zichtbaarheid in op een manier die past bij de hoeveelheid tijd die u aan uw toezicht kunt besteden.
Vaak blijkt de zichtbaarheid van de toezichthouder niet moeilijk te bewerkstelligen. Een zichtbare toezichthouder die bewust omgaat met zijn rol wordt vaak gezien als proactieve en betrokken toezichthouder.